Các giải pháp thuê văn phòng tối ưu cho doanh nghiệp

Một trong những tiêu chí hàng đầu mà các doanh nghiệp cần xác định khi thuê văn phòng chính là diện tích thuê. Diện tích thuê văn phòng sao cho phù hợp nhất không chỉ thời điểm hiện tại mà còn cần phải tối ưu với kế hoạch phát triển trong tương lai. Hơn thế diện tích thuê lại là yếu tố có ảnh hưởng quan trọng tới những tổng mức chi phí mà doanh nghiệp cần chi trả hàng tháng để vận hành một không gian làm việc. Chính vì thế xác định diện tích sao cho chuẩn và phù hợp là cực kỳ quan trọng, và hơn hết là cần phải tối ưu được diện tích và không gian sử dụng theo quy mô, để vừa có nơi làm việc chuẩn thoải mái, vừa không thừa dư diện tích và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Để có thể lựa chọn thuê văn phòng phù hợp thì bạn cần dựa trên quy mô doanh nghiệp hiện tại và kế hoạch phát triển nhân sự trong tương lai.

Những yếu tố cần quan tâm khi xác định diện tích thuê văn phòng:

  • Tổng số nhân viên hiện tại là bao nhiêu?
  • Kế hoạch tăng giảm nhân sự trong khoảng ký kết hợp đồng thuê văn phòng (thường là 3 năm – 5 năm)
  • Doanh nghiệp có bao nhiêu ban lãnh đạo và có cần phòng riêng hay không?
  • Có cần không gian để tổ chức sự kiện, phòng họp, phòng tiếp khách hay không?
giải pháp thuê văn phòng tối ưu

giải pháp thuê văn phòng tối ưu

Thuê văn phòng tối ưu diện tích và không gian làm việc

  • Thông thường tiêu chuẩn tính diện tích văn phòng sẽ tính theo mức m2/người. Tại Việt Nam, mức trung bình – vừa đủ dao động trong khoảng 5 – 6 m2  mỗi người, đây là mức mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng. Đối với nhiều doanh nghiệp đặc thù lại muốn tăng thêm tính riêng tư và sáng tạo cho nhân viên có thể ngồi rộng rãi từ 7 – 10 m2. Tuy nhiên cũng có nhiều đơn vị tiết kiệm diện tích và chi phí nên chỉ áp dụng tiêu chuẩn 3 – 4 m2/người. Từ tiêu chuẩn m2/người mà có thể tính ra diện tích phù hợp và tối ưu nhất để thuê.
  • Bên cạnh đó để có thể tối ưu diện tích và chi phí thuê văn phòng quý doanh nghiệp có thể áp dụng việc tiết giảm những phần diện tích chung nhất. Hoặc có thể đàm phán để giảm thiểu những chi phí chi trả cho phần diện tích sử dụng chung.
  • Đặc biệt các phương pháp đo diện tích sao có lợi nhất cho mình. Và nên đàm phán rõ ràng với những mặt bằng có cột to, góc, những diện tích “chết” không thể sử dụng để được giảm bớt chi phí thuê văn phòng.

Giải pháp thuê văn phòng tối ưu theo chi phí

Bên cạnh việc thuê văn phòng tối ưu theo diện tích thì các quý khách hàng và doanh nghiệp có thể áp dụng những giải pháp tối ưu theo chi phí thuê. Có một điều mà khá nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn đó là chi phí vận hành văn phòng không chỉ là giá thuê tính trên/m2 mà còn là tổng chi phí bao gồm từ phí dịch vụ, tiền thuê văn phòng, phí gửi xe, phí làm thêm ngoài giờ… Bởi vậy quý khách cần lưu ý và tối ưu từng dòng chi phí để đảm bảo tổng chi phí vận hành cho không gian làm việc hàng tháng không bị vượt quá ngân sách.

Một số gợi ý để thuê văn phòng tối ưu theo chi phí

  • Lựa chọn thời điểm thuê văn phòng để đàm phán giá thuê tốt nhất. Thông thường giá thuê sẽ giảm bớt vào thời điểm cuối năm
  • Lựa chọn những tòa văn phòng có vị trí xa trung tâm hơn bởi giá thuê văn phòng tại những quận trung tâm thường cao hơn từ 10 – 20% so với những vùng ven đô, ngoại thành hay những quận cận trung tâm. Bởi vậy nếu nhu cầu vị trí không quá ưu tiên thì bạn có thể cân nhắc thuê xa trung tâm để tối ưu chi phí.
  • Lựa chọn tòa văn phòng có nhiều ưu đãi: miễn phí tiền gửi xe máy, miễn phí tiền điện điều hòa…
  • Với những doanh nghiệp thường xuyên làm thêm ngoài giờ nên chọn những tòa văn phòng MIỄN PHÍ phí làm thêm ngoài giờ.
  • Văn phòng hạng B, C thường có giá thuê thấp hơn so với văn phòng hạng A

Không gian làm việc

Văn phòng thông minh cho doanh nghiệp nhỏ, start-up

Hiện nay những giải pháp văn phòng thông minh đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu chi phí thuê và vận hành không gian làm việc. Văn phòng thông minh bao gồm các loại như văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, co-workingspace. Văn phòng thông minh cung cấp mọi tiện ích giúp bạn tối ưu được chi phí bằng cách chia sẻ một không gian làm việc chung với tất cả mọi người.

Những lợi ích khi thuê văn phòng thông minh:

  • Tiết kiệm tối đa chi phí bởi giá thuê thường khá phù hợp
  • Được làm việc tại những tòa cao ốc hiện đại, địa chỉ trung tâm, nâng tầm hình ảnh trong mắt khách hàng
  • Được chia sẻ đầy đủ những trang thiết bị văn phòng để làm việc
  • Hợp đồng thuê ngắn hạn và linh hoạt
  • Chỗ ngồi làm việc linh hoạt, linh hoạt theo giờ

Đối tượng phù hợp:

  • Doanh nghiệp quy mô nhỏ
  • Doanh nghiệp đang phát triển
  • Doanh nghiệp start-up, các nhóm dự án
  • Các văn phòng đại diện của những tập đoàn công ty lớn tại các khu vực khác…

Văn phòng ảo – Giải pháp tối ưu chi phí

Bên cạnh văn phòng thông minh thì văn phòng ảo cũng là giải pháp đáng cân nhắc cho nhiều doanh nghiệp đang muốn tối ưu chi phí. Dịch vụ văn phòng ảo hay còn được gọi là thuê văn phòng 0m2 giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận hành không gian làm việc, chi phí nhân viên lễ tân, thiết bị văn phòng và nhiều chi phí khác trong khi vẫn được sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh.

Đối tượng phù hợp để thuê văn phòng ảo:

  • Các doanh nghiệp chỉ cần địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh
  • Những doanh nghiệp muốn có địa chỉ chuyên nghiệp để đón tiếp đối tác mà tiết kiệm chi phí
  • Những các nhân start-up, freelancer chỉ cần địa chỉ để gặp gỡ khách hàng
  • Đại diện văn phòng nước ngoài…

Quý khách có thể tham khao chi tiết về mô hình văn phòng ảo tại bài viết: Văn phòng ảo là gì ?

Trên đây là giải pháp thuê văn phòng tối ưu cho doanh nghiệp, chúc quý khách tìm được văn phòng ưng ý cho mình.